Почему управление вниманием важно для командной работы
По мнению исследователей из Пенсильванского университета, творческое мышление и решение проблем в равной степени требуют концентрации и воображения. Чтобы принимать новаторские и практичные решения, нам нужно контролировать свое воображение и не поддаваться отвлекающим факторам.
Привычка отвлекаться вредит результатам не только сотрудника, но и группы в целом. Постоянно переключаясь на мелкие дела, отдел может прокрастинировать и откладывать более важные дела.
Управлением вниманием необходимо даже большим командам. Важно уметь отложить нерелевантные задачи и отказывать в помощи.
Как управлять вниманием всего коллектива
Неважно, как хорошо сотрудники умеют формулировать стратегию или планировать смелые инициативы. Желаемых результатов не добиться, если внимание каждого будет рассеиваться. Лучший способ это предотвратить — использовать эти приемы.
1. Помните о цели
Работая над трудной задачей, мы рано или поздно начинаем сомневаться, стоит ли она потраченных усилий. В этот момент важно помнить о цели, чтобы устоять перед искушением все бросить, прилечь и посмотреть видео про котиков.
Какой бы ни была задача вашей команды, все сотрудники должны понимать, зачем вы ее выполняете. Поэтому на следующем собрании уделите несколько минут тому, чтобы сформулировать цель. Затем, по ходу выполнения проекта, указывайте ее в верхней части каждого документа, диаграммы, канала Slack и презентации.
2. Безжалостно расставляйте приоритеты, но подумайте, прежде чем отказывать
Для определения приоритетов в средне- и долгосрочной перспективе лучше всего подойдет система OKR (Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты), впервые представленная Google.
- Команда определяет две или три цели высокого уровня (либо отдельные задачи, либо компоненты одной задачи).
- Для каждой цели выбирается два-три измеримых результата. Достигнув их, команда поймет, что находится на верном пути.
- В течение квартала или года прогресс оценивается относительно ключевых результатов.
- Цели можно опубликовать в общем доступе, и тогда команда будет сверяться с ними при появлении новых запросов или идей: если новое предложение способствует достижению цели, нужно добавить его в план. Если нет, от него следует отказаться сейчас и пересмотреть позже.
Еще одна полезная техника — «Матрица Эйзенхауэра». Это таблица из четырех ячеек, в которой задачи сортируются по двум критериям: «срочно/не срочно» и «важно/не важно». Используйте ее примерно раз в месяц, проверяя статус задач и оценивая срочные запросы.
Эти два метода отлично подходят для определения приоритетов работы команды. Но бывает, что сотрудникам из другого отдела нужна ваша помощь для достижения их целей. В этом случае поможет «всеобщая матрица приоритетов», разработанная в Atlassian.
- Начните с пустого поля с двумя осями, где X означает срочность, а Y — важность.
- Отметьте в графике всю работу, которая способствует достижению цели вашей команды.
- Пригласите руководителей команд, которые нуждаются в вашей помощи, и разместите все их запросы в соответствующих квадрантах. Оцените свои возможности и нарисуйте «линии осуществимости», чтобы определить, что вы должны, можете и не будете делать. Лучшая часть этой техники заключается в том, что, поскольку вы привлекли к разговору с вами других руководителей, они поймут, почему вы отклоняете некоторые из их запросов (даже если они этим недовольны).
3. Сохраняйте концентрацию внутри команды
Собрания, чат и электронная почта являются важными элементами совместной работы для большинства работников умственного труда. Но они же и вредят концентрации.
Специалисты по производительности учат выделять время специально для проверки электронной почты и не открывать ее, чтобы у вас были более длительные периоды сосредоточенной работы. Однако часто люди пренебрегают этим советом, потому что не хотят игнорировать письма по несколько часов. По той же причине сотрудники не отключают уведомления чата.
Договоритесь, как быстро коллеги должны реагировать на оповещения, и придумайте, что сделать, если вам срочно потребуется внимание.
Например, вы можете решить, что на электронные письма и сообщения в чате следует отвечать в течение трех часов. Если ситуация срочная, можно позвонить по телефону или постучать по плечу. Такое соглашение очень важно и для распределенных команд. Удаленные сотрудники могут беспокоиться, что коллеги обвинят их в бездействии, если не получат мгновенный ответ. Поэтому они реагируют сразу, но в ущерб собственной продуктивности.
На встречах устанавливайте взаимно согласованные плановые блоки времени, свободного от встреч (иногда называемые «временными замками»). У многих команд в Atlassian каждую неделю есть специальный день, когда они не планируют и не принимают приглашения на встречи, а доделывают дела. Даже если выбрать одно утро в неделю, которое будет посвящено только вдумчивой работе — это уже хорошее начало.
4. Несите ответственность друг перед другом
Люди не придают ежедневным планеркам достаточного значения. Они дают сотруднику шанс поделиться своими результатами и планами на сегодняшний день, а руководитель проекта получает возможность убедиться, что все сосредоточены на самой важной работе, и помочь при необходимости скорректировать курс. Для agile-команд той же цели служит сеанс планирования спринта, но в более активном режиме.
Как поддерживать личную концентрацию
Конечно, все это будет напрасно, если члены команды не смогут управлять своим вниманием.
- Установите статус чата на «не беспокоить», когда вам нужно сосредоточиться.
- Уберите телефон или отключите его во время работы.
- Чтобы сохранять концентрацию, закройте все ненужные вкладки браузера и приложения на вашем компьютере.
- В течение дня делайте перерывы и отдыхайте от экрана.
- Проверяйте новости, социальные сети, личную электронную почту и т. д. только в промежутках между заданиями.
- Если во время сосредоточенной работы вам в голову приходит новый пункт из списка дел, запишите его на листе бумаги (не меняйте то, что отображается на экране!) и вернитесь к нему позже.
Фото на обложке: stockfour / Shutterstock