Какой отчет можно считать успешным?
Очень часто при реализации BI-проекта – внедрении аналитической системы или внесении в нее улучшений – мы сталкиваемся с задачами по построению отчетов. Такой запрос может прийти как от финансового или коммерческого директора, так и от обычных бизнес-пользователей из их департаментов или других подразделений.
В зависимости от реализуемой бизнес-задачи к отчетам предъявляются очень разные требования. Для одних заказчиков наиболее важно, чтобы отчеты моментально открывались и обновлялись. Для других – чтобы они были понятными и выглядели привлекательно с точки зрения оформления. Третьим важно включить в отчет все и даже больше, потому что он должен поддерживать самые невообразимые сценарии анализа и давать ответы на любые вопросы пользователя – даже те, которые, возможно, еще не оформились в голове.
В погоне за выполнением этих требований ИТ-специалисты часто забывают о самом главном.
Успешным отчет делают не приятный глазу визуал или быстрота обновления, а его востребованность.
Обычно в каждой компании у сотрудника есть несколько способов получения важной информации или ответа на какой-то вопрос, и любой аналитический отчет конкурирует за внимание специалиста с другими инструментами.
Если сотрудник может получить интересующий его ответ с помощью вашего дашборда, но выбирает для этого другой способ, например, идет искать сведения в другой системе вроде CRM – отчет не работает.
Успешный отчет – это источник, к которому сотрудники обращаются потому, что это наиболее простой, удобный, быстрый и эффективный способ получения информации. Поговорим о том, как добиться такого результата.
Вовлечь пользователей на каждом этапе
Наш опыт показывает, что успешный дашборд стоит на трех китах: вовлечение пользователей, фокус на важном, эволюционный подход.
Вовлечение – это не просто сбор требований к отчету. Пользователь, как правило, не знает, какие графики ему нужны, какие должны быть фильтры и размеры кнопок. Он может показать вам то, что до этого всегда было под рукой – например, Excel-таблицу – и попросить сделать «что-то подобное».
Для того, чтобы действительно вовлечь коллег в процесс работы над отчетом, можно устроить совместный брейншторм или дизайн-сессию. Мы рекомендуем в рамках таких встреч использовать принцип пирамиды и начинать с обсуждения самых крупных бизнес-задач, которую нужно решить пользователю.
Например, он хочет определить контрагентов, которые лучше всего выполнили свою работу за определенный период времени, и на основе этой информации правильно рассчитать для них бонусы. Задача ИТ-специалистов здесь – помочь определиться с показателями, которые помогут решить эту задачу.
Следующий этап обсуждения – определить, в каких источниках содержатся наиболее актуальные данные для построения такого отчета.
Определившись со списком показателей и источниками данных, можно приступать к прототипированию. Для этого можно использовать как специальные инструменты вроде Figma, так и непосредственно системы визуальной отчетности, например, Power BI.
Вовлечение коллег в разработку эффективных отчетов можно сравнить с марафоном, где главный секрет успеха – поддержание определенного темпа бега на протяжении всей дистанции. Так и бизнес-пользователь не должен «выпадать» из работы ни на одном из этапов.
Работать вокруг user stories, а не графиков
Часто ИТ-специалисты, особенно начинающие аналитики и консультанты, совершают распространенную ошибку: задают слишком детальные вопросы по поводу внешнего вида дашбордов. Например, какую диаграмму пользователь хотел бы, какие в ней должны быть уровни? Определенный фильтр должен влиять на все графики или только на один?
Конечно, может быть так, что у клиента есть четкое понимание того, как должен выглядеть дашборд, и вы получите ответы, но, как правило, это не так, и все, что он может вам дать – это некая user story.
Пользовательская история – это бизнес-задача, которую сотрудник, находясь на своей позиции, должен решить. Вокруг нее и стоит выстраивать всю работу – от дизайн-сессии до разработки дашборда.
Фокус на практической истории позволит вам не просто перерисовать в виде красивого графика табличку из Excel, с которой работали много лет, а создать по-настоящему полезный инструмент.
Помнить про эволюционный подход
Ваш продукт вряд ли получится идеальным сразу же, и этого не нужно бояться. Здесь на помощь приходят гибкие методологии, которые позволяют не только вовлечь пользователя в работу на каждом этапе, но и планомерно улучшать отчет, в результате доводя его до высокого уровня качества. Это и есть эволюционный подход.
Традиционно в ИТ-индустрии принято делить работу на небольшие итерации, каждая из которых занимает две-три недели, но вы можете сократить их длительность и показывать клиенту промежуточные результаты чаще. Обычно сбор обратной связи и внесение изменений не занимают много времени.
Предоставьте коллегам возможность тоже вносить правки: например, они могут поменять типы графиков или детали в цветовом оформлении. Современные аналитические платформы вроде Tableau или Power BI позволяют пользователям производить изменения в своих отчетах, даже если они не обладают техническими навыками.
Помимо дополнительного вовлечения это даст вам возможность избежать дополнительных итераций в будущем с просьбой «поиграться со шрифтами».
Что еще важно
Дам несколько советов, проверенных на нашем опыте, теперь связанных с организацией работы ИТ-команды.
- Если вы разрабатываете не один или два отчета, а целый набор для разных департаментов, лучше подготовиться заранее и составить гайдлайн, по которому будет работать ваша команда. Туда можно включить, например, информацию о примерной структуре отчетов или общей цветовой гамме. Когда все отчеты подготовлены в более-менее одинаковом стиле, пользователям легче в них ориентироваться и находить нужные элементы управления.
- Не стоит отправлять отчеты пользователям в виде скриншотов. Исключением могут быть только мелкие изменения. Лучше показывать отчет вживую, используя user stories и поясняя, что и где вы изменили. Когда вы защищаете отчет перед заказчиком, выступление также рекомендую строить вокруг конкретной задачи, которую этот отчет помогает решить.
- Не бросайте ваших пользователей после завершения проекта и выхода в продуктив. Речь идет не только о технической поддержке. Во многих аналитических системах существуют метрики, по которым вы можете отследить активность пользователей: какие отчеты используются чаще, какие реже. Важно чутко реагировать на спады активности, тем более на ее полное отсутствие. В таком случае ваши отчеты всегда будут успешными и сохранят конкурентоспособность и востребованность.
Фото на обложке: Campaign Creators/unsplash.com