Внимание, разрушаем стереотипы
В умах многих сложился устойчивый стереотип, что системы учета рабочего времени устанавливаются для слежки за сотрудниками. Возможно, в некоторых компаниях это так.
Однако, выкидывать «вкусную» часть бюджета на то, чтобы выяснить, кто из сотрудников развлекается в социальных сетях как минимум необдуманно.
Да и таких подчиненных в компании может не оказаться. Совсем.Но это не показатель, что бизнес-процессы отлажены идеально. Проанализировав статистику работы специалистов крупнейших организаций, мы выяснили: нерациональное использование некоторых рабочих инструментов снижает эффективность не меньше отвлечений.
«У многих менеджеров есть масса идей. Но все эти идеи тонут в офисной рутине» – Оливер Сом, старший научный сотрудник немецкого Института исследования систем и инноваций Фраунхофера.
Отчет, еще отчет
Ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные отчеты – сколько оных заполняет менеджер? На этот вопрос может ответить наша статистика.
Пример: анализ работы отдела продаж одного из крупнейших автосалонов России показал, что в среднем каждый менеджер по продажам, ежедневно, тратил 6% рабочего времени на заполнение отчетов (в среднем 30 минут). Еженедельный отчет отнимал 40–50 минут, ежемесячный – 1,5 часа. Ежеквартальный – непростительных 3 часа.
Не надо быть математиком, чтобы оценить, сколько полезного времени менеджер тратил бесполезно. Ведь составление отчетов можно автоматизировать. Но, как показывает практика, все сводится к ручному труду, что в век рыночной экономики настоящее кощунство.
Использование неэффективных программ
А теперь немного аллюзий, основанных на нашем практическом опыте:
- Менеджер по внедрениям крупной компании около 30% рабочего времени тратил на работу с электронной почтой, в поисках нужного документа.
- В одном из крупных банков использовали таблицы Excel для составления графика работы сотрудников. Заполняли их, конечно, вручную.
- В другом финансовом учреждении данные сначала заполняли в Excel (отмечая детали сделки), затем ВРУЧНУЮ переносили в CRM.
В итоге все три подхода оказались провальными, хотя попытки использовать технологии были, но к этому надо подходить с умом и расчетом. Система хранения, передачи и обмена документов, как показывает практика, на крупных предприятиях с богатой историей заслуживает места в той самый истории.
Тем временем рынок программного обеспечения постоянно обновляется, выходят более удобные инструменты для работы, повышающие эффективность. И стоит подумать об этом, если эффективность в вашей компании — не просто слово.
Один в поле не воин
Есть много примеров, когда менеджер берет на себя слишком много обязанностей, выполняя задачи, которые не прописаны в его трудовом договоре, просто потому, что самому быстрее. Тем самым он незаметно теряет драгоценное время.
Иногда разослать приглашения на пресс-конференцию способен и стажер. Но тот же стажер не выступит за менеджера на презентации проекта перед потенциальными клиентами.
Пример:
Один из крупнейших автосалонов России обратился с просьбой проанализировать работу отдела бухгалтерского учета, потому что людей много, а толку мало.
Исходя из наших отчетов оказалось, что один из ведущих специалистов перерабатывал, тратя драгоценные часы на составление типовых договоров.
Хотя для компоновки этих документов не требовалось особых навыков и знаний. Было рекомендовано: распределить нагрузку по уровню профессиональной квалификации.
Избыточные совещания
Во многих организациях есть одна большая проблема, на которую руководство очень часто закрывает глаза. Речь идет о совещаниях, а точнее, о неконтролируемом количестве совещаний.
Еще в 2013 году, в газете Wall Street Journal были опубликованы следующие данные:
1. Исполнительные директора тратят на совещания 23 часа в неделю,
2. Менеджеры среднего звена — 11 часов в неделю,
3. Среднестатистический сотрудник — 15 часов.
Это при том что средняя продолжительность рабочего времени за 5 рабочих дней составляет 45 часов.
В подтверждение тому более актуальна наша статистика: до 30% времени руководители и менеджеры тратят на совещания. В итоге 30% ФОТ (фонда оплаты труда) уходит на поощрения планирования и обсуждения, а не на оплату решения задач. Хотя сейчас есть много удобных программ, позволяющих вести планирование и отчетность, что экономит время и делает рабочий процесс более гибким и прозрачным.
Расчет с учетом личных качеств
В современном мире нельзя пренебрегать имеющимися возможностями IT-сферы и хранить верность культуре, если она ведет к бескультурному распоряжению временем в ущерб прибыли. Раньше конкурентов отреагировать на ситуацию — значит четко следить за тенденциями не только рынка, но и за возможностью команды быть в тренде.
И тут ответ на вопрос: «Так ли плох менеджер, который часто пьет кофе?» — неоднозначен. Может быть, плох руководитель, который не наладил процесс, чтобы кофе, без ущерба для компании, пили все?
Материалы по теме: