Очередной вечер проходит за разработкой договора, вычиткой или осмотром рекламного материала на соответствие закону и все, как всегда, срочно-быстро-пожар.
Ловишь себя на мысли, что похожие комментарии писал в прошлый раз, а использование терминов и картинок обсуждали совсем недавно.
При этом в начале года собиралась информацию об основных проблемах и были написаны отличные регламенты, но нарушения происходят, а дизайнеры и копирайтеры обращаются с одними и теми же вопросами.
Знакомо, неправда ли?
Причина всего этого
Надо признать, что люди сейчас перегружены информацией. Поэтому длинные тексты с тяжёлыми терминами не эффективны.
Чего не скажешь об этой статье, объем которой составляет всего 6490 знаков, а для прочтения понадобится 7-8 минут.
Согласитесь, что для юристов регламенты — это важный документ, на который можно сослаться, но для обычных людей все регламенты это то ещё чтиво. Одно название РЕГЛАМЕНТ, ПОЛОЖЕНИЕ, ПОЛИТИКА многих ввергает в ступор, заставляет чувствовать какое-то внутреннее отторжение.
Другое дело – гайд или хендбук, весьма приятные, а главное – знакомые слова для маркетологов.
Это правило №1 эффективной коммуникации – важно и нужно ГОВОРИТЬ НА ОДНОМ ЯЗЫКЕ с вашим клиентом (коллега из маркетинга – никто иной как ваша целевая аудитория, с которой вы собираетесь выстроить коммуникацию).
Стараемся переводить непонятный юридический на простой русский, а ещё лучше – пишем языком и используем сленг, на котором говорят коллеги.
Правило №2. Объяснять проще и с примерами. Рассказываем сложные вещи так, как вы бы объясняли их ребенку или другу, который вообще далек от юридических текстов.
Больше примеров и необычных историй – гарант для запоминания.
Размер штрафов и компенсаций мало кто точно воспроизведет, но, что чемоданы известной фирмы нельзя использовать в рекламном ролике сока, наверняка отложатся в памяти.Но мало переименовать документ, упростить текст и добавить примеры, он станет легче считываться, но это все же текст. Текст воспринимается гораздо дольше, чем картинка.
Поэтому используем правило №3: Меньше текста, больше графики. Вдохновитесь лицензией Creative Commons, где основная информация изображена в виде понятных пиктограмм. Это не так сложно сделать, но зато вся важная информация закрепится в головах коллег надолго. Особенно это хорошо работает с необычными и смешными иконками, мемами.
Здесь можно дать волю вашей фантазии, но не забывайте, что использование картинок возможно только с согласия автора, а в некоторых случаях и без согласия, но при упоминании его имени и источника цитирования.
С текстом мы поработали и у нас появились документы с привычными названиями и содержанием похожим на комикс (кстати, отличная идея!).
Не забываем, что аудитория, на которую направлены наши документы в большинстве своем, достаточно молодая или не очень, но читать одинаково не любят ни те, ни другие.
Правило №4. Используем привычные формы документов. Посмотрите договоры, поговорите с коллегами, с какими формами документов они часто сталкиваются? Наверняка это будет бриф на разработку рекламной кампании/ролика/лого, «Музыкальная справка», а может быть, и форма с указанием каналов, сроков и способов размещения рекламных материалов.
Маркетологи привыкли работать с этими документами и, если вы позаимствуете форму, но наполните ее своим простым и понятным содержанием, то на свет могут появиться:
- «Гайд: Определим способ использования по каналу коммуникации»;
- «Чек-лист проверки рекламного материала»;
- «Хендбук: источники бесплатного контента».
Мы разогнались и не намерены останавливаться!
Перевод в цифру
Настало время для перевода всех созданных документов в цифровой формат с использованием современных инструментов.
Для начала разместим все наши гайды, хендбуки и формы в едином пространстве.
Это может быть внутренний портал или страничка, сделанная на Tilda, на крайний случай – папка на Google Диске.
Важно, чтобы все-таки это были не документы в Word, а pdf с графикой и аккуратным выравниванием, так документы считываются и запоминаются легче.
Не скрывайте свою работу
Сделайте рассылку по компании и в «завлекающем» сообщении (не забываем про правила №1 и 2), расскажите, какие документы вы подготовили, где они лежат и в каких случаях они пригодятся.
Используйте не только документы
Для повышения общей правовой грамотности явно не лишним будет провести несколько обучающих вебинаров. Благо в период пандемии все уже научились пользоваться программами для видеоконференциий. Лучше сделать запись и разместить ее там же, где хранится вся ценная информация.
Можно подготовить интерактивную презентацию, содержащую вопросы и ответы. Так вы еще раз прокоммуницируете с вашими коллегами, а для них останется еще один материал для использования.
Для продвинутых
Обладая совсем небольшими ресурсами, можно все документы и наиболее частые вопросы поместить в чат-бот, который будет взаимодействовать с коллегами вместо вас. Это весьма эффективный и полезный инструмент. Важно сделать хорошее наполнение и правильную логику чат-бота, проинформировать коллег о его наличии. По опыту – количество однотипных вопросов сокращается на треть.
Итак, фактически мы спланировали маркетинговую кампанию, направленную на отдел маркетинга и преследующую лишь одну цель – качественно и эффективно взаимодействовать с коллегами.
Подведем итоги. Что же потребуется для хорошей коммуникации?
Чек-лист
-
Делаем информацию:
(а) простой – привычные слова без сложных терминов, короткие предложения, графика;
(б) доступной – размещаем все в едином цифровом пространстве;
(в) интересной – приводим живые примеры.
-
Используем новые и ставшие привычными инструменты:
(а) Информационный портал;
(б) Интерактивные презентации;
(в) Вебинары;
(г) Чат-бот.
Применяя эти нехитрые правила и современные инструменты, вы разгрузите себя и упростите взаимодействие с коллегами.
Итогом этих действий будет повышение грамотности сотрудников, снижение рисков и качественный рост коммуникации, а главное – у вас появится пару лишних часов на сон или написание познавательной статьи.